Política Global de Privacidad
Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Última actualización: 10 de octubre de 2026
1. Objeto, alcance e identificación de Audara
Esta Política explica cómo Audara recopila, utiliza, almacena, comparte, protege y elimina datos personales en el desarrollo de sus actividades y mediante sus soluciones de experiencia del cliente (CX) en la nube.
Se aplica a los datos personales tratados mediante nuestros sitios web, formularios, comunicaciones comerciales, procesos de contratación, facturación, soporte, cuentas de usuarios y servicios tecnológicos, tanto cuando Audara determina las finalidades del tratamiento como cuando actúa por cuenta de sus clientes.
Entidades de Audara. Los servicios de Audara pueden ser comercializados y prestados por distintas entidades jurídicas, entre ellas:
- GECKO SAS, NIT 830.109.466-1, con domicilio en Av. 7 # 155C-30, Of. 1601, Bogotá D. C., Colombia. Teléfono: +57 (1) 489 6880.
- Audara Systems FZCO, licencia n.º 57147, con domicilio en la Unidad 57147-001, IFZA Business Park, Edificio A1, Dubai Digital Park, Dubai Silicon Oasis, Dubái, Emiratos Árabes Unidos.
También pueden prestar servicios otras entidades identificadas en los documentos comerciales correspondientes, y los servicios pueden ser comercializados por Partners autorizados, conforme a la sección 6.
La entidad responsable de cada tratamiento se determina según la actividad realizada, las finalidades del procesamiento, la relación contractual y la legislación aplicable. Por regla general, GECKO SAS actúa como Responsable respecto de los tratamientos propios que determina en el marco de sus actividades en Colombia y de las relaciones contractuales bajo su administración. La ubicación del titular o la entidad que factura el servicio no determinan por sí solas la condición de Responsable. La pertenencia de distintas sociedades al grupo Audara no implica que todas sean responsables conjuntas de los datos personales.
Atención a los titulares. Las consultas, solicitudes y reclamos relacionados con esta Política son atendidos por el área designada por Audara, a través del correo legal@audara.co.
Esta Política se interpreta junto con nuestros Términos y Condiciones y nuestra página de Cumplimiento, sin perjuicio de los acuerdos específicos de tratamiento de datos (DPA) y de las normas aplicables.
2. Roles en el tratamiento
Audara como Responsable. Audara actúa como Responsable del Tratamiento, o en una función jurídicamente equivalente, cuando determina las finalidades y los medios esenciales del tratamiento para sus propias actividades, como la gestión de clientes, prospectos y Partners, la contratación, la administración de cuentas, la facturación, las comunicaciones corporativas, la gestión de proveedores y el cumplimiento de obligaciones legales.
Audara como Encargado. Cuando un cliente utiliza la plataforma para gestionar información de sus propios usuarios finales, por regla general el cliente determina las finalidades del tratamiento y Audara procesa la información por cuenta de este, conforme a sus instrucciones y a las condiciones contractuales aplicables. Estas actividades pueden incluir comunicaciones telefónicas, mensajería, grabaciones, transcripciones, automatización, análisis de conversaciones, evaluaciones de calidad, procesamiento mediante inteligencia artificial e integraciones.
En estos casos, el cliente es responsable de contar con las bases legales necesarias, informar a los titulares y determinar las finalidades y condiciones del tratamiento. Audara cumple las obligaciones que legal y contractualmente le corresponden como Encargado.
Quien desee ejercer derechos sobre datos tratados por Audara por cuenta de un cliente debe dirigirse preferentemente a la organización que recopiló esos datos. Audara colaborará con dicho cliente conforme a sus obligaciones legales y contractuales.
La denominación de los roles puede variar según el régimen legal aplicable, y su calificación depende de las circunstancias reales de cada tratamiento.
3. Categorías de datos personales
Los datos tratados dependen de la relación con el titular y de las funcionalidades contratadas.
3.1 Visitantes, prospectos y contactos comerciales: datos de identificación y contacto, información profesional y de la empresa, solicitudes y comunicaciones comerciales, e información técnica y de navegación obtenida mediante cookies y tecnologías similares.
3.2 Clientes, administradores y usuarios: datos de identificación y contacto profesional, credenciales y datos de autenticación, roles y permisos, registros de acceso y actividad, información contractual y de facturación, registros de soporte e información sobre el uso y consumo de los servicios.
3.3 Partners: datos de identificación y contacto de la organización y de sus representantes, información contractual y de facturación, y registros de oportunidades y actividades coordinadas.
3.4 Datos del Servicio tratados por cuenta del cliente. Según las funcionalidades habilitadas, pueden incluir datos de identificación y contacto de usuarios finales, conversaciones, grabaciones, transcripciones, archivos, historiales de interacción, datos de sistemas conectados, metadatos de comunicaciones y resultados de procesamiento mediante analítica o inteligencia artificial.
3.5 Datos derivados. Las funcionalidades de analítica e inteligencia artificial pueden producir resúmenes, clasificaciones, evaluaciones, indicadores y otras inferencias. Cuando se refieran a personas identificadas o identificables, constituyen datos personales.
3.6 Datos sensibles y categorías especiales. Cuando un cliente utilice los servicios para tratar información de salud, datos financieros, datos de menores u otras categorías sujetas a protección especial, le corresponde determinar la licitud del tratamiento y cumplir los requisitos legales aplicables. Audara aplica las medidas de protección que le corresponden según el servicio contratado y la legislación aplicable. La plataforma no está diseñada para recopilar ni almacenar datos completos de tarjetas de pago.
4. Finalidades y fundamentos del tratamiento
4.1 Tratamientos propios de Audara. Audara trata datos personales para:
- Atender solicitudes de información, demostraciones y propuestas comerciales.
- Administrar relaciones contractuales y cuentas.
- Prestar soporte, implementación, capacitación y consultoría.
- Gestionar la facturación, los cobros y las obligaciones contables y tributarias.
- Proteger la seguridad de sus sistemas y servicios, y prevenir fraude, abuso, suplantación y accesos no autorizados.
- Gestionar la relación con sus Partners y coordinar la atención de los clientes adquiridos por su intermedio.
- Enviar comunicaciones comerciales sobre sus productos y servicios.
- Mejorar el funcionamiento y la seguridad de sus servicios.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos válidos de las autoridades.
Según la jurisdicción y la finalidad, el tratamiento se basa en la autorización o el consentimiento del titular, la ejecución de un contrato, el cumplimiento de obligaciones legales, el interés legítimo cuando la ley lo reconozca u otras bases autorizadas. Cuando se requiera consentimiento, este podrá retirarse en cualquier momento. El simple acceso a un sitio web no constituye, por sí solo, consentimiento para los tratamientos que lo requieran.
4.2 Tratamientos por cuenta de los clientes. Cuando actúa como Encargado, Audara procesa los datos conforme a las instrucciones documentadas del cliente, incluidas las configuraciones de la plataforma, y no determina por cuenta propia las finalidades de las operaciones de sus clientes.
4.3 Información técnica y anonimizada. Audara puede utilizar registros técnicos, información de consumo y datos agregados o anonimizados para la seguridad, medición, operación y mejora de sus servicios. La información que permita identificar a una persona sigue tratándose como dato personal. Audara no vende ni comercializa los datos del servicio de sus clientes.
4.4 Comunicaciones comerciales. Las comunicaciones comerciales de Audara se envían conforme a la legislación aplicable. El titular puede solicitar en cualquier momento dejar de recibirlas escribiendo a legal@audara.co o mediante los mecanismos indicados en las propias comunicaciones.
5. Inteligencia artificial
Audara ofrece funcionalidades de inteligencia artificial para automatización, análisis de conversaciones, asistencia, procesamiento de voz, evaluación de calidad y otras operaciones relacionadas con los servicios contratados, en dos modalidades:
5.1 Audara AI. Los componentes de IA son administrados por Audara, directamente o mediante proveedores seleccionados y contratados por esta. Audara responde por la seguridad y la protección de los datos en los componentes y tratamientos bajo su control, y aplica, según la naturaleza de cada funcionalidad, medidas como la minimización, la seudonimización, el enmascaramiento o controles de seguridad. Algunas funcionalidades requieren información identificable para prestar el servicio solicitado.
Audara no utiliza los Datos del Servicio para entrenar modelos de inteligencia artificial sin autorización expresa del cliente.
5.2 BYOAI (Bring Your Own AI). El cliente conecta proveedores o modelos de IA mediante cuentas o contratos propios, y es responsable de evaluar sus condiciones de privacidad, conservación, entrenamiento, seguridad y transferencias. Los datos transmitidos a esos proveedores se rigen por los acuerdos entre el cliente y su proveedor. Audara mantiene sus obligaciones sobre su plataforma y los componentes de integración que administra.
5.3 Resultados y supervisión. Los resultados de la analítica, la evaluación automatizada y los agentes de IA pueden contener errores u omisiones y no constituyen determinaciones concluyentes sobre una persona. El cliente determina las instrucciones, permisos y finalidades de las funcionalidades que habilita, y es responsable de aplicar la supervisión humana y las demás garantías que exija la legislación aplicable a sus operaciones.
6. Proveedores, integraciones y Partners
Proveedores. Audara utiliza proveedores tecnológicos para prestar sus servicios, como infraestructura en la nube, comunicaciones, seguridad e inteligencia artificial. Cuando estos proveedores tratan datos personales por cuenta de Audara, quedan sujetos a las obligaciones que corresponden a su función. Audara facilita información sobre los subencargados aplicables a los clientes que la soliciten.
Integraciones. Cuando el cliente conecta servicios externos mediante integraciones, API, MCP u otros mecanismos, debe evaluar sus condiciones de privacidad y definir los permisos y datos autorizados. Las integraciones con plataformas de mensajería están sujetas además a las políticas de sus proveedores. Audara mantiene sus responsabilidades sobre su plataforma y los componentes de integración bajo su control.
Partners autorizados. Los servicios de Audara pueden ser comercializados por Partners aprobados y autorizados por Audara, conforme al numeral 3.7 de los Términos y Condiciones. Cuando un cliente contrata a través de un Partner, Audara y el Partner pueden intercambiar los datos necesarios para la contratación, la facturación, la activación, el soporte y la continuidad de los servicios.
El Partner actúa como responsable independiente respecto de los tratamientos cuyos fines y medios esenciales determina por cuenta propia. Cuando trate datos personales por cuenta de Audara o del cliente, sus responsabilidades se determinan según las funciones efectivamente desempeñadas y los acuerdos de tratamiento que correspondan. Cuando accede a la cuenta del cliente en la plataforma, lo hace según las autorizaciones otorgadas por este.
Verificación de Partners. Cualquier cliente o prospecto puede solicitar a Audara que confirme si una persona u organización que se presenta como Partner está autorizada, escribiendo a legal@audara.co. Si recibe, a nombre de Audara o de un Partner, una solicitud de contraseñas o datos de pago por canales no oficiales, le recomendamos verificarla con Audara antes de responder.
7. Seguridad e incidentes
Audara aplica medidas técnicas y organizativas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales bajo su control, conforme a los riesgos y a las características de cada servicio. El acceso del personal de Audara a los datos del servicio se limita a lo necesario y está sujeto a controles de autorización y confidencialidad.
Cuando Audara tenga conocimiento de una violación de seguridad que afecte datos personales tratados por cuenta de un cliente, se lo comunicará sin dilación injustificada, conforme a las disposiciones legales y contractuales aplicables. Cuando actúe como Responsable, realizará las notificaciones que legalmente le correspondan.
Ninguna medida de seguridad garantiza la ausencia absoluta de incidentes.
8. Conservación y eliminación
Audara conserva los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento, las obligaciones contractuales y los requisitos legales, y para la defensa frente a reclamaciones.
Los datos del servicio se conservan según los servicios contratados, las configuraciones y las instrucciones del cliente. Al terminar los servicios, se aplican las condiciones de recuperación y eliminación del numeral 3.6 de los Términos y Condiciones, sin perjuicio de los plazos especiales que exija la ley.
Cumplidas las finalidades y los plazos de conservación aplicables, los datos se eliminan o anonimizan, salvo que exista una obligación o justificación legal para conservarlos. La conservación de los datos almacenados por proveedores BYOAI se rige por los acuerdos entre el cliente y dichos proveedores.
9. Derechos de los titulares
Los titulares pueden ejercer los derechos que les reconozca la legislación aplicable, como conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; revocar la autorización o retirar el consentimiento; oponerse a determinados tratamientos; y presentar reclamaciones ante la autoridad competente.
Las solicitudes se presentan al correo legal@audara.co, indicando el nombre del titular, un medio de contacto para la respuesta y la descripción de la solicitud. Audara podrá pedir la información necesaria para verificar la identidad o la legitimación del solicitante.
Cuando Audara actúa como Responsable, atiende las solicitudes en los plazos legales aplicables. Cuando actúa como Encargado, puede remitir la solicitud al cliente responsable o colaborar con este para atenderla.
10. Transferencias internacionales
Por la naturaleza de los servicios en la nube, los datos pueden ser almacenados o procesados en distintos países, por las entidades de Audara y por sus proveedores autorizados. Las transferencias y transmisiones internacionales se realizan mediante los mecanismos que exija la legislación aplicable.
Cuando el cliente seleccione directamente un proveedor externo, las transferencias correspondientes se rigen también por sus decisiones y obligaciones como responsable del tratamiento. Los requisitos de residencia de datos deben acordarse por escrito.
11. Cookies y tecnologías similares
Los sitios web de Audara utilizan cookies y tecnologías similares para su funcionamiento y seguridad, para recordar preferencias, para analizar su uso y, cuando corresponda, para medir la eficacia de las campañas comerciales. Algunas de estas tecnologías pueden tratar identificadores que constituyen datos personales.
Cuando la ley lo exija, Audara solicitará el consentimiento del usuario antes de utilizar cookies no esenciales y ofrecerá mecanismos para aceptarlas, rechazarlas o modificar sus preferencias. El usuario también puede gestionar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador.
12. Disposiciones por jurisdicción
12.1 Colombia. Los tratamientos sujetos a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a sus normas reglamentarias se rigen además por las siguientes reglas:
- Responsable: GECKO SAS, respecto de los tratamientos que realiza en calidad de Responsable, con los datos indicados en la sección 1. En los tratamientos realizados por cuenta de los clientes, el Responsable es el cliente.
- Autorización: se solicita cuando la ley lo exige, por medios que permitan su consulta posterior. Las respuestas sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes son facultativas.
- Derechos: conocer, actualizar y rectificar los datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre su uso; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a los datos.
- Consultas: se atienden en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción, prorrogables hasta por cinco (5) días hábiles adicionales, informando previamente al interesado el motivo de la demora.
- Reclamos: se atienden en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles adicionales, informando previamente el motivo. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá que ha desistido.
- Requisito de procedibilidad: el titular puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Audara.
- Vigencia de las bases de datos: los datos permanecen en las bases de datos mientras subsistan las finalidades del tratamiento y durante los plazos de conservación legales.
12.2 Unión Europea y Espacio Económico Europeo. Cuando resulte aplicable el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), conforme a su ámbito territorial y material, Audara cumplirá las obligaciones que le correspondan como Responsable o Encargado del Tratamiento.
Los titulares podrán ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad, oposición y los relacionados con decisiones automatizadas, en los casos previstos por el RGPD, mediante el canal indicado en la sección 9. Asimismo, podrán presentar reclamaciones ante la autoridad de protección de datos competente.
Cuando Audara actúe como Encargado, tratará los datos conforme a las instrucciones documentadas del cliente y a los acuerdos de tratamiento de datos (DPA) que correspondan. Las transferencias internacionales sujetas al RGPD se realizarán mediante los mecanismos y garantías legalmente exigibles.
Cuando la legislación lo requiera, Audara designará un representante en la Unión Europea y facilitará sus datos de contacto a los titulares.
Para los tratamientos sujetos a la legislación española, serán también aplicables las disposiciones correspondientes de la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
12.3 Otras jurisdicciones. Cuando resulte aplicable la legislación de protección de datos de otra jurisdicción, los titulares pueden ejercer los derechos que esta les reconozca, mediante el canal indicado en la sección 9, y presentar reclamaciones ante la autoridad competente.
13. Datos procesados mediante plataformas de Meta
13.1 Alcance. Cuando los clientes de Audara utilizan WhatsApp Business Platform, Facebook Messenger o Instagram Messaging a través de la plataforma, Audara actúa como proveedor tecnológico y procesa los datos de esas plataformas por cuenta del cliente, que es el Responsable del tratamiento frente a los usuarios que se comunican con él.
13.2 Datos procesados. Según la configuración del cliente, pueden incluir:
- los mensajes y archivos enviados y recibidos;
- los identificadores del usuario en la plataforma, como el número de teléfono o el identificador de Messenger o Instagram;
- el nombre y la información de perfil que la plataforma ponga a disposición;
- los metadatos de la conversación, como fechas, horas y estado de los mensajes;
- la información de la cuenta comercial del cliente necesaria para operar la integración.
13.3 Finalidades. Audara utiliza estos datos únicamente para prestar los servicios configurados por el cliente: enviar y recibir mensajes, dirigir las conversaciones a agentes humanos o de IA, mostrar el historial de interacciones, generar reportes para el cliente y cumplir obligaciones legales. Audara no vende estos datos, no los utiliza para publicidad y los trata conforme a las Condiciones de la Plataforma de Meta.
13.4 Destinatarios. Los datos se comparten con el cliente al que pertenece la conversación; con Meta, en la medida necesaria para el funcionamiento de sus servicios; con los proveedores tecnológicos de Audara, conforme a la sección 6; con las integraciones que el cliente habilite; y con autoridades, cuando la ley lo exija. El tratamiento que realiza Meta se rige por su propia política de privacidad.
13.5 Conservación. Los datos se conservan según la configuración y las instrucciones del cliente, y conforme a la sección 8.
13.6 Eliminación de datos. El usuario que desee la eliminación de los datos de sus conversaciones puede:
- Solicitarla a la empresa con la que se comunicó, que es la responsable de esos datos.
- Escribir a legal@audara.co, con el asunto «Eliminación de datos – Meta», indicando el número de teléfono o el identificador de usuario utilizado y la empresa con la que se comunicó.
Audara verificará la solicitud, la atenderá directamente o en coordinación con el cliente responsable, y confirmará al usuario el resultado, salvo que exista una obligación legal de conservar los datos.
14. Menores de edad
Los servicios y sitios web de Audara están dirigidos a empresas y profesionales, y no están destinados a menores de edad. Cuando un cliente trate datos de menores mediante la plataforma, le corresponde obtener las autorizaciones requeridas y cumplir las garantías especiales que exija la legislación aplicable.
15. Cambios a esta Política
Audara puede actualizar esta Política. La versión vigente estará publicada en este sitio, con su fecha de actualización y de entrada en vigor. Los cambios sustanciales se informarán previamente por medios adecuados y, cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización.
16. Contacto
Para consultas, solicitudes o reclamos sobre esta Política o sobre el tratamiento de sus datos personales, o para verificar la autorización de un Partner, escriba a legal@audara.co.
