Necesitas contactar a miles de clientes, ya sea para labores de cobranza o de marketing, y te interesa conversar solo con los interesados en un producto o dispuestos a un acuerdo de pago. Conoce todos los secretos de las campañas “Presione 1” creadas para automatizar el proceso de contactación y comunicar a tus agentes sólo con los clientes adecuados, reduciendo costos y tiempo de contactación.
Una campaña “Presione 1” es una de las formas más poderosas de generar prospectos para tu negocio a partir de conversaciones telefónicas, haciendo posible que contactemos en tiempo record a miles de personas con apenas un par de operadores.
La idea es poder contactar en el menor tiempo posible, y con el menor uso de recursos, a miles o cientos de miles de personas, que al contestar la llamada escucharán un mensaje pregrabado que les invite a decidir si están interesados en hablar con un operador u obtener más información con sólo marcar la tecla uno (1) en sus teléfonos. Sólo entonces, la llamada será redirigida a un operador que podrá terminar la comunicación de manera efectiva, ya sea para dar mas información, concretar un acuerdo de pago, o para ofrecer mayor información de un producto.
Sin duda alguna, las campañas tipo “Presione 1” son un generador de conversiones sin igual, pero para poder lograr el éxito con ellas, es necesario tener en cuenta múltiples factores que analizaremos a continuación, incluyendo el uso de la tecnología adecuada.
Propósito de la campaña
Como primer paso es necesario tener claro el objetivo o propósito de la campaña de contactación, de modo que podamos configurarla de la manera adecuada. Las campañas del tipo “Presione 1” son ampliamente usadas en entornos como los siguientes:
- Campañas políticas
- Invitaciones a eventos masivos
- Marketing, publicidad y telemarkting
- Información bancaria
- Cobranzas y recordatorios de pago
- Anuncios de emergencia
Una buena plataforma de campañas “Presione 1” puede permitirnos la ejecución no sólo de una campaña, sino de múltiples campañas a la vez. Ahorrándonos el tiempo, dinero y esfuerzo que nos llevaría realizar la labor manualmente.
La audiencia objetivo
La elección y filtrado de la audiencia es uno de los factores mas importantes de una campaña de contactación. De la efectividad de una buena selección de contactos y sus números de contacto, dependerá gran parte de los resultados. Ya entendemos por qué hoy en día la información de los usuarios es el nuevo petróleo de las compañías.
Vamos a requerir analizar adecuadamente los datos y elegir una audiencia que tenga relación con la actividad que queremos llevar a cabo. Por ejemplo, si deseamos recordar un pago atrasado, mas nos vale que la lista a contactar sea de los usuarios atrasados en el pago.
Mensajes pregrabados
Si tú mismo has recibido alguna vez una llamada automatizada sabrás que a muchos nos disgusta que nos contacte una voz robótica a la que nos cuesta entender. Pero cuando lo que escuchamos es una voz cálida y agradable, por instinto nos quedamos atentos a lo que esta dice.
A continuación te compartimos los componentes esenciales mínimos que debe tener un buen mensaje pregrabado para una buena campaña “Presione 1”:
- Las siete C de la comunicación: Clara, Concisa, Concreta, Correcta, Coherente, Completa y Cortés
- Que tu mensaje sea Atractivo
- Que incluya un beneficio claro para tu audiencia
- Debe incluir un llamado a la acción, algo como: “Presiona 1 para obtener un descuento en tu pago”
La marcación automatizada
Imagina la cantidad de trabajo implicada en realizar varios miles de llamadas a mano. Un listado en papel o excel, escribir el numero de cada contacto en tu teléfono, corregir los números marcados erróneamente, repetir uno a uno el mensaje en cada llamada, llevar un registro de interesados… creo que has entendido el punto, ese método es ineficiente, lento y costoso.
Si por el contrario cargamos el listado de contactos a llamar en un sistema automatizado, capaz de realizar múltiples llamadas al tiempo, y que cuando una persona conteste le reproduzca un mensaje grabado profesionalmente con todos los puntos mencionados anteriormente, para que al final pregunte a cada usuario si desea mas información y sólo tenga que presionar uno “1” para ser comunicado con un operador hábilmente entrenado que recibirá sólo las llamadas de los interesados.
Este método de marcación automatizada e inteligente cuando se utiliza en conjunto con un sistema de audio respuesta interactiva, se conoce como Marcación Power y puede utilizarse con o sin operadores humanos, ahorrando tiempo y costos en el proceso.
El personal de atención al cliente
Ya has recorrido las dos fases mas importantes de tu campaña: Encontrar a tu audiencia ideal y exponerla a un mensaje breve, conciso y atractivo que les invite a interactuar con tu marca. Ahora debes recordar que es necesario que tus agentes sepan qué hacer con esta persona interesada, un agente bien entrenado podrá convertir una llamada en una conversión ya sea de venta, cobranza, o asistencia a un evento.
Pero no basta con tener agentes entrenados, necesitas darles herramientas que le permitan organizar la información de manera adecuada para luego poder tabular los resultados y monetizar la operación, es allí donde herramientas como Audara juegan un rol decisivo, ya que integran todo el proceso de marcación, filtrado, y almacenamiento de resultados de tu operación en una sola ventana en el escritorio de tus agentes de atención al cliente.
Los resultados
Poder saber cuantas personas contactamos, qué números tuvieron una llamada exitosa y cuales no, saber quienes marcaron “1” u otra opción presentada con el mensaje pregrabado y saber cuál fue el acuerdo final al que se llegó con tus agentes, es lo mínimo que debe hacer tu software de automatización de llamadas para la ejecución de campañas tipo “Presione 1”.
Ahora que lo sabes, si ya tienes en mente tu próxima campaña, déjanos saber en qué podemos ayudarte y creemos juntos la mejor campaña de contactación y prospección para tu negocio.
